POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dans le cadre de ses prestations de mise en relation, de génération de leads, de planification de rendez-vous et de gestion de la relation commerciale, C&N Solutions, exerçant sous le nom commercial LVX, peut collecter et traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes, selon les besoins de la relation concernée :

Données d’identification et de contact des Clients professionnels et de leurs interlocuteurs : nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse postale professionnelle et, le cas échéant, signature électronique ou éléments d’identification nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat.

Données relatives à l’entreprise Cliente : dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège social, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, identité et qualité du représentant légal, ainsi que les informations nécessaires à l’exécution de la mission, notamment les critères de véhicules recherchés, zones géographiques, horaires, disponibilités et coordonnées de facturation.

Données relatives à la relation commerciale : demandes, échanges par e-mail, téléphone ou messagerie, devis, contrats, mandats, réclamations, historiques de contacts, informations de suivi de la mission et éléments nécessaires à la preuve de l’exécution des prestations.

Données de facturation et de paiement : factures, montants dus, informations relatives aux règlements, coordonnées bancaires et mandat de prélèvement SEPA lorsque ces éléments concernent une personne physique, ainsi que les informations relatives aux rejets de prélèvement, oppositions, impayés et opérations de recouvrement.

Données relatives aux prospects particuliers souhaitant vendre un véhicule : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail lorsqu’elle est disponible, localisation géographique, ainsi que les informations nécessaires à la qualification du véhicule, notamment sa marque, son modèle, son année de mise en circulation, son kilométrage, son état déclaré, son contrôle technique, son prix souhaité et les éléments communiqués par le prospect lors des échanges.

Ces données peuvent provenir d’annonces publiées sur des plateformes ou sites accessibles au public, des informations communiquées directement par les prospects lors des échanges avec LVX, ou des informations transmises par le Client dans le cadre de la mission.

Données de suivi des rendez-vous : statut du rendez-vous, date et heure de transmission, date et heure prévue du rendez-vous, validations, contestations, comptes rendus, échanges, historiques, horodatages, journaux d’activité et autres éléments techniques nécessaires au suivi de la prestation, à la facturation, au traitement des litiges et à la prévention des déclarations frauduleuses.

LVX veille à ne collecter et traiter que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies.

Les données à caractère personnel collectées par C&N Solutions, exerçant sous le nom commercial LVX, sont traitées uniquement pour les finalités suivantes :

• la recherche, la prise de contact, la qualification et le suivi de prospects particuliers susceptibles de souhaiter vendre leur véhicule ;
• l’organisation, la planification et le suivi de rendez-vous entre les prospects particuliers et les Clients professionnels de LVX ;
• la transmission au Client professionnel concerné des informations nécessaires à la prise en charge du prospect et à la tenue du rendez-vous ;
• l’exécution, le suivi et la gestion de la relation contractuelle avec les Clients professionnels, notamment la gestion des critères de recherche, des disponibilités, des échanges, des demandes de suspension ou de résiliation et du suivi de la prestation ;
• la gestion administrative, contractuelle et comptable, incluant les devis, contrats, factures, règlements, prélèvements SEPA, dépôts de garantie, rejets de prélèvement, impayés, recouvrement et obligations comptables ;
• le suivi des rendez-vous, des validations, contestations, annulations, historiques, horodatages et autres éléments nécessaires à la preuve de l’exécution des prestations, à la facturation et au traitement des réclamations ;
• la prévention et la détection des déclarations inexactes, tentatives de contournement, fraudes et incidents de paiement ;
• la gestion des demandes relatives aux données personnelles et le respect des obligations légales et réglementaires applicables.

Les données des prospects particuliers sont communiquées uniquement au Client professionnel concerné par le rendez-vous, dans la mesure nécessaire à son traitement et à la poursuite de l’échange commercial lié à la vente potentielle du véhicule.

Le contact ciblé et la qualification des vendeurs reposent sur l’intérêt légitime de LVX et de ses Clients professionnels à identifier des personnes ayant rendu publique leur intention de vendre un véhicule, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Cet intérêt est mis en balance avec les droits et libertés des personnes, qui peuvent s’opposer à tout moment à tout nouveau contact.

LVX ne vend, ne loue et ne cède aucune donnée personnelle à des tiers à des fins de marketing ou de mise en relation commerciale indépendante. Les données ne sont pas utilisées pour des finalités incompatibles avec celles décrites dans la présente politique.

Les données à caractère personnel traitées par C&N Solutions, exerçant sous le nom commercial LVX, sont accessibles uniquement aux destinataires suivants, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs missions :

• aux dirigeants, salariés, collaborateurs, téléprospecteurs indépendants et personnes expressément autorisées par LVX, soumis à une obligation de confidentialité et intervenant pour l’exécution, le suivi, le contrôle qualité ou la facturation des prestations ;
• aux prestataires techniques et sous-traitants de LVX intervenant pour son compte, notamment les hébergeurs, solutions de stockage et de messagerie, outils de gestion et de suivi des rendez-vous, prestataires de signature électronique, solutions de paiement et établissements bancaires, dans la limite des données nécessaires à leurs prestations ;
• au Client professionnel concerné par le rendez-vous, auquel LVX transmet les seules informations nécessaires pour prendre contact avec le prospect, organiser, tenir et suivre le rendez-vous relatif à la vente potentielle de son véhicule ;
• aux conseils de LVX, organismes de recouvrement, juridictions, administrations ou autorités compétentes, lorsque cette transmission est nécessaire à la défense des droits de LVX, au recouvrement des sommes dues ou au respect d’une obligation légale.

Le Client professionnel destinataire des informations d’un prospect les traite sous sa propre responsabilité pour la gestion du rendez-vous et les suites commerciales directement liées au projet de vente du véhicule. Il s’interdit de les utiliser à des fins étrangères à ce projet, de les céder, de les louer ou de les transmettre à des tiers non autorisés.

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées, ni cédées à des tiers à des fins de marketing ou de mise en relation commerciale indépendante.

LVX conserve les données à caractère personnel pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. À l’issue des durées indiquées ci-dessous, les données sont supprimées, anonymisées ou, lorsque leur conservation est nécessaire, placées en archivage intermédiaire avec un accès restreint.

Données des Clients professionnels et de leurs interlocuteurs : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant une durée de trois (3) ans à compter de sa cessation, pour la gestion de la relation commerciale, des demandes et des réclamations.

Données contractuelles, échanges, historiques de mission, statuts de rendez-vous, horodatages, validations, contestations et éléments de preuve : pendant toute la durée de la collaboration. Elles peuvent ensuite être archivées avec un accès restreint pendant cinq (5) ans à compter de la clôture de la relation ou du dernier événement concerné, lorsque leur conservation est nécessaire à la preuve de l’exécution de la prestation, au traitement d’une réclamation, au recouvrement ou à la défense des droits de LVX.

Données de facturation et pièces comptables : pendant dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.

Données de paiement et mandat de prélèvement SEPA : pendant la durée nécessaire à l’exécution des prélèvements, à la gestion des rejets, oppositions, impayés et remboursements éventuels, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales, comptables et à la défense des droits de LVX.

Données des prospects particuliers et informations relatives à leur véhicule : pendant la durée nécessaire à la qualification du prospect, à l’organisation et au suivi du rendez-vous, puis supprimées ou anonymisées au plus tard douze (12) mois après le dernier échange, le dernier rendez-vous ou la clôture de la mission concernée.

Données de suivi des rendez-vous : les statuts, historiques, horodatages et comptes rendus sont conservés pendant douze (12) mois dans les outils opérationnels de LVX. Au-delà, seuls les éléments strictement nécessaires à la preuve, à la facturation, au recouvrement ou à la défense des droits de LVX peuvent être conservés en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription applicable.

En cas de litige, de réclamation, de procédure de recouvrement, de contrôle ou de suspicion de fraude, les données strictement nécessaires peuvent être conservées jusqu’à la résolution définitive du dossier, puis pendant la durée de prescription applicable.

Conformément au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), toute personne dont les données personnelles sont traitées par LVX dispose, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir confirmation que des données personnelles la concernant sont traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie ainsi que les informations relatives à ce traitement ;
• Droit de rectification : demander la correction, la mise à jour ou le complément de données inexactes, incomplètes ou obsolètes ;
• Droit à l’effacement : demander l’effacement de ses données lorsque les conditions légales sont réunies. Ce droit ne s’applique pas lorsque la conservation des données reste nécessaire, notamment pour respecter une obligation légale, comptable ou fiscale, constater, exercer ou défendre des droits en justice, ou traiter un litige en cours ;
• Droit à la limitation du traitement : demander que l’utilisation des données soit temporairement limitée dans les situations prévues par la réglementation, notamment en cas de contestation de leur exactitude ;
• Droit d’opposition : s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime de LVX. Toute personne peut également s’opposer à tout moment à l’utilisation de ses données à des fins de mise en relation commerciale ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données personnelles qu’elle a fournies à LVX dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission directe à un autre responsable du traitement lorsque les conditions légales et techniques sont réunies ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions prévues par la réglementation française ;
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, si la personne estime que ses droits ne sont pas respectés.

LVX met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé, accidentel ou illicite.

Ces mesures sont adaptées à la nature des données traitées, aux finalités poursuivies, aux risques identifiés et à l’état des connaissances techniques disponible.

LVX met notamment en œuvre, selon les outils et services utilisés :

• la gestion des accès aux systèmes et outils de travail, limitée aux seules personnes autorisées ayant besoin des informations pour l’exécution de leurs missions ;
• la mise en place de mots de passe individuels, robustes et confidentiels, ainsi que, lorsque disponible, de dispositifs d’authentification renforcée ;
• la protection des échanges et des accès aux outils de gestion, de suivi des rendez-vous, de messagerie et de stockage ;
• la conservation d’historiques, de statuts, d’horodatages et de journaux d’activité nécessaires au suivi des prestations, à la traçabilité des actions, à la prévention des fraudes et au traitement des réclamations ;
• la réalisation de sauvegardes régulières et la mise en place de mesures permettant la restauration des données en cas d’incident ;
• le recours à des prestataires techniques présentant des garanties appropriées en matière de sécurité et de confidentialité ;
• la sensibilisation des personnes autorisées à accéder aux données aux obligations de confidentialité et de sécurité ;
• des contrôles et mises à jour réguliers des mesures de sécurité, dans la limite des moyens raisonnablement disponibles.

LVX s’engage à prendre toute mesure raisonnable pour prévenir la perte, l’altération, l’utilisation détournée, la divulgation ou l’accès non autorisé aux données personnelles.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, LVX prend les mesures nécessaires pour traiter l’incident et, lorsque la réglementation l’exige, notifier l’autorité compétente et informer les personnes concernées.

LVX peut recourir à des prestataires techniques et sous-traitants pour assurer l’hébergement, la maintenance, le stockage, la messagerie, la gestion et le suivi des rendez-vous, la signature électronique, la facturation, les paiements, les sauvegardes, les communications et la sécurité de ses outils.

Ces prestataires interviennent uniquement pour le compte de LVX et dans la limite des données nécessaires à l’exécution de leurs missions.

LVX veille à ce que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles. Lorsqu’ils traitent des données pour le compte de LVX, ils sont tenus par des engagements contractuels imposant notamment de :

• traiter les données uniquement sur instruction documentée de LVX, sauf obligation légale contraire ;
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ;
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ;
• ne pas faire appel à un autre sous-traitant sans autorisation ou information préalable, selon les conditions applicables ;
• assister LVX, lorsque cela est nécessaire, dans le traitement des demandes d’exercice des droits, la gestion des incidents de sécurité et le respect de ses obligations légales ;
• supprimer ou restituer les données à l’issue de leur prestation, sauf obligation légale de conservation.

Les données sont hébergées ou traitées, dans la mesure du possible, au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un prestataire est susceptible de traiter des données en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, LVX veille à ce que ce transfert soit encadré par une garantie appropriée conformément à la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou tout autre mécanisme légalement reconnu.

LVX peut modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou de ses pratiques de traitement des données.

En cas de modification substantielle susceptible d’avoir un impact significatif sur les personnes concernées, LVX les en informera par tout moyen approprié avant l’entrée en vigueur de la nouvelle version, notamment par e-mail, notification ou publication sur le support habituellement utilisé.

La version en vigueur est celle publiée à la date de consultation. Elle indique sa date de dernière mise à jour.

LVX s’engage à agir avec sérieux, loyauté et transparence dans l’exécution de ses prestations, dans ses relations avec ses Clients professionnels et dans ses échanges avec les prospects particuliers.

LVX s’engage à respecter les engagements prévus dans ses contrats, devis, Conditions Générales de Vente et documents commerciaux applicables, sous réserve des limites et conditions expressément prévues dans ces documents.

LVX s’engage à traiter les données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Les données sont utilisées uniquement pour les finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité : mise en relation et qualification de prospects, organisation et suivi des rendez-vous, exécution des prestations, gestion de la relation contractuelle, facturation, prévention des fraudes, traitement des réclamations et respect des obligations légales.

LVX veille à limiter la collecte et l’utilisation des données aux informations nécessaires à ces finalités, à préserver leur confidentialité et à mettre en œuvre des mesures appropriées pour assurer leur sécurité.